Aby przeprowadzić rekrutację w profesjonalny sposób nie wystarczą umiejętności z zakresu „miękkiego HR”. Trzeba wiedzieć również jak przeprowadzić rekrutację zgodnie z prawem. Począwszy od zamieszczenia ogłoszenia, poprzez rozmowę z kandydatem a skończywszy na podjęciu decyzji o wyborze odpowiedniej osoby.

Kodeks pracy oraz przepisy RODO określają zakres danych, o które można pytać bez ryzyka naruszenia prawa. Zbyt szerokie wymagania mogą narażać pracodawcę na odpowiedzialność, zarówno ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak i samych kandydatów.

1. Jakich danych można wymagać od kandydata według Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 22 (1) Kodeksu pracy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę wyłącznie określonych danych osobowych, takich jak:

• imię i nazwisko – podstawowy element identyfikacyjny.
• data urodzenia – można pytać o datę, ale nie o wiek! Niby to samo, ale jest to jednak pewna różnica.
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata – umożliwiające dalszy kontakt (telefon, adres e-mail, adres zamieszkania – to kandydat powinien zdecydować o rodzaju danych które chce przekazać).

Ponadto, pracodawca ma prawo żądać:

• informacji o wykształceniu
• danych nt. kwalifikacji zawodowych
• oraz informacji o dotychczasowym zatrudnieniu

– gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Czyli w przypadku niektórych, np. bardzo podstawowych prac, nawet pytanie o doświadczenie na poprzednim stanowisku, może okazać się nieuzasadnione i nadmiarowe, jeśli ta wiedza nie ma znaczenia przy wyborze kandydata (bo np. pracodawca zatrudnia osoby do prostych prac lub całkowitego przyuczenia).

Innych danych pracodawca żąda gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (np. danych o niekaralności w przypadku niektórych zawodów).

Całkowicie wykluczone są pytania niezwiązane merytorycznie z pracą w tym np.: o przekonania polityczne, orientację seksualną wyznawaną religię czy plany założenia rodziny. Wybór kandydata uwarunkowany odpowiedziami na tego typu pytania może zostać uznany za dyskryminacyjny art. 18^3b § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Znany jest przypadek kandydatki do pracy, która chodziła na rozmowy rekrutacyjne w zaawansowanej ciąży. Umiejętnie prowadziła rozmowę tak, aby rekrutujący w końcu przyznali, że jej zatrudnienie jest niemożliwe z powodu jej ciąży. Miała ona przez cały czas przy sobie urządzenie nagrywające. W kilka dni po takiej rozmowie do firmy wpływało wezwanie do zapłaty odszkodowania z tytułu dyskryminacji…

Dane wrażliwe (w tym dane dotyczące stanu zdrowia) podlegają szczególnej ochronie prawa. Muszą istnieć wyjątkowe przyczyny domagania się od pracownika ujawnienia informacji na temat stanu jego zdrowia (art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm. oraz art. 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Zob. wyrok SN z 3.02.2021 r., I PSKP 3/21, OSNP 2022, nr 1, poz. 2.

2. CV ze zdjęciem – biometryczna przestroga

Niektórzy kandydaci dołączają do CV swoje zdjęcia. I tu pojawia się pytanie co zrobić z takim CV ponieważ wizerunek to dana biometryczna. Zgoda kandydata może być przesłanką przetwarzania danych biometrycznych ale wyłącznie wówczas gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wymaganie od kandydata zamieszczenia CV ze zdjęciem jest więc błędem.

Czy samo zamieszczenie zdjęcia w CV, bez jakiejkolwiek klauzuli ze strony kandydata do pracy możemy rozumieć jako taką „dorozumianą” zgodę? Uważam, że tak, chociaż z drugiej strony RODO miało zlikwidować zgody dorozumiane… Kandydacie – ułatw temat pracodawcy i zamieść informację, że przekazujesz dodatkowe dane, w tym dane biometryczne z własnej inicjatywy i wyrażasz zgodę na ich przetwarzanie.

3. Konsekwencje dla pracodawcy w razie nadmiaru danych

Zbieranie nadmiarowych danych niesie ze sobą konsekwencje. Zgodnie z wytycznymi UODO, pozyskiwanie danych wykraczających poza te, które są konieczne do oceny kandydata na danym stanowisku, stanowi naruszenie zasad minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Kandydat, który poczuje się poszkodowany np. z powodu odrzucenia jego aplikacji za brak zdjęcia, może dochodzić swoich praw, również w oparciu o art. 18[3a] i n. Kodeksu pracy, który chroni pracowników przed nierównym traktowaniem i dyskryminacją w zatrudnieniu.

Co rekomenduję pracodawcom?

1. Zapewnij działowi kadr (HR) praktyczne szkolenie z zakresu prawa pracy, z naciskiem na kwestie dotyczące rekrutacji kandydatów do pracy!

2. Jeśli prowadzisz stałą rekrutację, a rozmów z kandydatami jest dużo – wprowadź procedurę rekrutacji. Są to zasady opisujące cały proces, do których mogą sięgnąć pracownicy odpowiedzialni za rekrutację w twojej firmie.

3. I absolutny must have – zgodne z prawem klauzule dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte w informacjach dla kandydatów. Nie pobieraj wzorców z Internetu tylko zleć ich napisanie prawnikowi specjalizującemu się w prawie pracy i ochronie danych osobowych!

Potrzebujesz wsparcia prawnego? Jesteś zainteresowana/y szkoleniem dla twoich pracowników? Skontaktuj się ze mną!