Duże uproszczenia i przejście na formę elektroniczną – to pierwsze co rzuca się w oczy po przeczytaniu ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – którą Prezydent podpisał 7 stycznia 2026 r. Ustawa wejdzie w życie 14 dni po jej publikacji w Dzienniku Ustaw (czyli zapewne jeszcze w styczniu).

I. Dodanie możliwości stosowania formy elektronicznej zamiast papierowej

a) W zakresie organizacji pracy i czasu pracy, możliwość składania w formie elektronicznej obejmie:

1. sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
2. wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
3. wnioski o zastosowanie skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
4. wnioski o zastosowanie systemu pracy weekendowej -art. 143 i 144 KP,
5. wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ KP, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
6. wnioski o czas wolny w celu załatwienia spraw osobistych (np. w zamian za pracę nadliczbową) – art. 151 § 2¹ KP,
7. wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151² § 1 KP,
8. wnioski o urlop bezpłatny – art. 174 § 1 i 174¹ § 1 KP,
9. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174¹ § 1 KP,
10. wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151⁷ § 6 KP.

b) W zakresie obowiązków informacyjnych, możliwość składania w formie elektronicznej obejmie:

1. przekazywanie pracownikom informacji o monitoringu w miejscu pracy – art. 22² § 8 KP,
2. instrukcję i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237⁴ § 3 KP
3. przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23¹ § 3 KP.

c) W zakresie komunikacji ze związkami zawodowymi:

1. konsultację zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP

II. Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (dot. zwolnionego pracownika).

• W zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop, wskazano że pracodawca będzie dokonywał wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia, na zasadach określonych w art. 85 Kodeksu pracy.
• Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadłby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego nastąpi w terminie 10 dni od tego dnia.
• Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent będzie wypłacany w dniu poprzedzającym ten dzień.

III. Co najmniej 2 osoby reprezentujące pracowników, konsultujące sprawy ZFŚS

U pracodawców bez zakładowych organizacji związkowych wymagane będzie powołanie co najmniej dwuosobowej reprezentacji pracowników do konsultowania spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS), czyli:

• zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu
• zasad przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej 
• decyzji o nietworzeniu ZFŚS
• decyzji o wysokości odpisu na ZFŚS

IV. Nie zapomnij też o już obowiązującej zmianie Kodeksu pracy dot. stażu pracy

Art. 302¹ oraz art. 302²  Kodeksu pracy zostały wprowadzone do porządku prawnego ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Nowe przepisy obowiązują już od 1 stycznia 2026 roku – dla pracodawców z sektora finansów publicznych, natomiast dla pracodawców spoza sektora publicznego zaczną obowiązywać od 1 maja 2026 roku.

„Ustawa stażowa” zakłada min:

• Zaliczenie okresu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej do stażu pracy;
• Zaliczenie okresu opieki nad dzieckiem i zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej do stażu pracy;
• Zaliczenie okresu wykonywania umowy zlecenia do stażu pracy;
• Zaliczenie okresu wykonywania pracy za granicą do stażu pracy;
• Zaliczenie okresu wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej.

Zaświadczenie potwierdzające te okresy wydaje ZUS. Jeśli ZUS z jakiegoś powodu nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia, pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami.

Potrzebujesz wsparcia prawnego? Skontaktuj się ze mną!

Doradzam w formie online oraz stacjonarnie w Katowicach (po umówieniu również w Warszawie lub Krakowie). Prowadzę szkolenia w formie webinarów oraz szkoleń stacjonarnych. Reprezentuję Klientów przed sądami pracy w całej Polsce. Przeczytaj moje rekomendacje w zakładce MEDIA_o mnie_WYWIADY

Zapraszam Cię na konferencje, szkolenia i inne eventy z moim udziałem. Zerknij na aktualne Wydarzenia.