Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa do dnia 17 grudnia 2023 r.  pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 osób mieli wdrożyć systemy zgłaszania nieprawidłowości.

Polska jest jednym z dwóch krajów członkowskich (obok Estonii), które nie dotrzymały terminu implementacji Dyrektywy o sygnalistach, czego skutkiem jest złożona do Trybunału Sprawiedliwości UE i czekająca na rozpatrzenia skarga na Polskę. Jak jednak zapewniała jeszcze w grudniu w mediach  Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, Minister rodziny, pracy i polityki społecznej w obecnym rządzie, uregulowanie tej kwestii jest jednym z zadań, które chciałaby uregulować w pierwszej kolejności.

Co istotne, Dyrektywa 2019/1937 nakłada na państwa członkowskie, w tym Polskę, obowiązek wdrożenia regulacji zapewniających ochronę sygnalistom, w tym ustanowienia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń objętych dyrektywą, dotyczący zarówno podmiotów z sektora publicznego, jak i podmiotów z sektora prywatnego oraz procedur dokonywania zgłoszeń do organów publicznych.

Z czym to wiąże się dla pracodawców?

• pracodawca będzie musiał posiadać wewnętrzne rozwiązania służących do zgłaszania nadużyć, a więc w praktyce procedurę zgłoszeń wewnętrznych  
• pojawia się konieczność ustanowienia odpowiednich kanałów do dokonywania zgłoszeń
• wymóg wyznaczenia osób lub zespołów, których obowiązkiem będzie obsługa systemu poprzez rozpoznawanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych
• ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz właściwie zapoznanie pracowników z zasadami jego funkcjonowania
• pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych
• niezbędne będzie również odpowiednie zarządzanie zgromadzonymi w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych danymi osobowymi.

Jak właściwie uregulować kwestie zgłoszeń wewnętrznych?

Pracodawca w procedurze powinien ustalić następujące kwestie:

• wewnętrzną jednostkę do przyjmowania zgłoszeń
• sposoby przekazywania zgłoszeń
• bezstronną, wewnętrznej jednostkę lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
• zrozumiałą i łatwo dostępną informację na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.

Co nowe przepisy oznaczają dla pracowników-sygnalistów?

• Sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia wewnętrznego, gdy uzna, że doszło do naruszenia prawa.
• Zgodnie z projektowanymi przepisami zasadę stanowić będzie to, że tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego w ramach organizacji będzie chroniona jako poufna.
• Sygnalista będzie chroniony na skutek dokonanego przez siebie zgłoszenia, gdy będzie miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe.
• Wobec zgłaszającego przez Pracodawcę nie będą mogły być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Warto działać już teraz!

Pracodawcy już teraz powinni wdrożyć regulaminy zgłoszeń!

Dlaczego? Otóż zaczęły pojawiać się już orzeczenia, w których sądy powszechne powołują się bezpośrednio na przepisy prawa unijnego. Kwestie tę porusza np. wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z dnia 12 lipca 2023 r., sygn. akt IVP 171/22, w którym sąd wskazał:

W ocenie Sądu, mimo że przepisy prawa stanowionego wprost nie ustanawiają zakazu wypowiadania umów o pracę pracownikom zgłaszającym nieprawidłowości w funkcjonowaniu pracodawcy (tzw. sygnaliści), to jednak występuje w on polskim porządku prawnym w ramach skutku wertykalnego dyrektywy. Termin transpozycji dyrektywy nr 2019/1937 do polskiego porządku prawnego upłynął bezskutecznie w dniu 17 grudnia 2021 r. (art. 26 ust. 1 dyrektywy, wyjątek dotyczy podmiotów prawnych w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników). Oznacza to, że potencjalną możliwość powoływania się bezpośrednio na przepisy dyrektywy przez osoby, które dokonały zgłoszenia naruszenia prawa po tej dacie.

Z tego względu pomimo tego, że nie doszło jeszcze do uchwalenia polskiej ustawy, pracodawcy już teraz powinni przyjąć wewnątrzzakładowe procedury zgłoszeń. Tym bardziej, iż zgodnie z najnowszym projektem ustawy implementującej postanowienia dyrektywy, czas na utworzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych będzie niezwykle krótki i ma wynosić tylko 14 dni od momentu wejścia w życie przepisów.

Autorzy wpisu: aplikant radcowski Przemysław Świder i radca prawny Marcin Frąckowiak

***

Chcesz zasięgnąć porady prawnej? Zachęcam do kontaktu ze mną. W tym celu kliknij >>> tutaj.