Od 25 września 2024 r. pracodawcy muszą umożliwiać sygnalistom dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa! Pracodawcy pamiętajcie, że procedura musi być skonsultowana z organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę (to nie są „przedstawiciele pracowników” ! przedstawiciele osób świadczących pracę to osoby wyłonione z grupy pracowników oraz osób świadczących pracę na mocy umów zlecenia, B2B, umów świadczących usługi). Zachęcam każdego aby zapoznał się poniższymi informacjami 🙂

Kim jest sygnalista i co zgłasza?

Sygnalista to każda osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, zleceniobiorca, praktykant, stażysta lub wolontariusz.

Naruszeniem prawa, które zgłasza lub ujawnia sygnalista jest każde bezprawne działanie lub zaniechanie dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10.  zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11.  zdrowia publicznego;
12.  ochrony konsumentów;
13.  ochrony prywatności i danych osobowych;
14.  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15.  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16.  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17.  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

(Powyższy katalog zawarto w art. 3 ustawy, nie można go ograniczyć ale można go fakultatywnie poszerzyć poprzez umożliwienie dokonywania zgłoszeń naruszeń obowiązujących w podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych).

Jaka ochrona przysługuje sygnaliście wg ustawy?

Jakiekolwiek bezpośrednie lub pośrednie działanie, które wyrządza lub mogłoby (potencjalnie) wyrządzić szkodę sygnaliście jest zabronione. Sygnalista nie powinien więc zostać m.in.: zwolniony na mocy wypowiedzenia czy dyscyplinarnego zwolnienia, nie może zostać obniżone mu wynagrodzenie czy nie może zostać wstrzymany jego awans (zob. art. 12 ustawy). 

Obowiązkiem sygnalisty jest upewnienie się, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Dopiero pod tymi warunkami podlega on ochronie! (art. 6).

Ochrona sygnalisty nie jest jednak bezwzględna. Pracodawca ma możliwość dokonania działania na niekorzyść sygnalisty, np. zwolnienia, ale wówczas to na nim spoczywa ciężar wykazania, że nie było to działanie odwetowe.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Każdy pracodawca ma obowiązek ochrony tożsamości sygnalisty oraz zakazu działań odwetowych. Podmiot na rzecz którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (pracownicy + umowy cywilnoprawne) musi ponadto stworzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Procedura podlega konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę (gdy nie ma organizacji związkowej).

Co interesujące, procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać system zachęt za korzystnie z niej. 

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenie może zostać dokonane: ustnie, telefonicznie, papierowo lub elektronicznie – katalog jest więc szeroki. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Pracodawca powinien określić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

Kto rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne?

Musi być to bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważniona do podejmowania działań następczych. Czyli np. compliance officer / lub specjalna komisja. Nie może tego jednak robić zewnętrzny podmiot, np. zewnętrzna firma!

Zgłoszenie zewnętrzne lub ujawnienie publiczne

Sygnalista może także dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Publicznych lub organu publicznego i to bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ustawy).

Ujawnienie publiczne czyli podanie informacji o naruszeniu prawa do publicznej wiadomości (np. na facebooku, w mediach itp.) powinno (ale nie musi) nastąpić natomiast co do zasady po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego (wyjątki patrz. art. 51 ustawy).

Przepisy karne

Pamiętaj, że kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny. Należy również pamiętać, iż kto utrudnia lub usiłuje utrudnić dokonanie zgłoszenia, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Sankcji grzywny a nawet pozbawienia wolności podlega ponadto: stosowanie groźby lub podstępu w celu utrudnienia dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania w poufności tożsamości sygnalisty.

Ustawa wejdzie w życie w dniu 25 września 2024 r., z niektórymi wyjątkami (przede wszystkim dot. zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać po 6 m. od ogłoszenia ustawy czyli od 1 stycznia 2025 r.).

Potrzebujesz wsparcia dotyczącego sygnalistów? 

Prowadzę szkolenia dotyczące ustawy o sygnalistach, przygotowuję i wdrażam procedury zgłoszeń wewnętrznych. Skontaktuj się ze mną