W teorii zfśs to fundusz, dzięki któremu pracodawca może pomóc swoim obecnym i byłym pracownikom w trudnych sytuacjach życiowych, robiąc to w sposób korzystniejszy dla siebie niż w przypadku zwykłych dotacji (odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie podlega składkom ZUS ani opodatkowaniu PIT/CIT dla pracodawcy). Tymczasem w praktyce wiele firm z niego rezygnuje (czy przedstawiciele pracowników mają realny wpływ na tą decyzję? – odpowiedzcie sobie sami. W innych podmiotach natomiast kafeteria świadczeń jest skromna i ogranicza się do paczki na Święta Bożego Narodzenia lub finansowania imprezy firmowej. Co zrobić, aby przywrócić blask idei zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? (I przy okazji nie bać się o wyniki kontroli zfśs które prowadzi ZUS).

Po co wymyślono zfśs? Czyli parę słów o roli zapomogi

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wymyślono po to, aby:

• wspierał osoby w trudnych sytuacjach materialnych – wymagających pomocy rzeczowej lub finansowej;
• pomagał rodzicom dzieci zwłaszcza korzystających ze żłobków i przedszkoli;
• wspierał działalność kulturalną, sportową i rekreacyjną.

Od lat na szkoleniach powtarzam pracodawcom, że podstawowym świadczeniem jakie powinien oferować zfśs jest zapomoga – czyli świadczenie finansowe przyznawane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Ta forma zapomogi jest niekiedy zwana „zapomogą losową”. Na szczególne znaczenie zapomogi wskazuje fakt, iż jest ona w całości zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pit).

Inne formy prosocjalnej działalności pracodawców takie jak: zbiórki pieniędzy, oddawanie 1.5% podatku na dany cel, tworzenie fundacji itp. są oczywiście godne uznania, ale nie powinny przysłaniać faktu, iż to zapomoga z zfśs jest tym świadczeniem, o które w pierwszej kolejności powinni zwracać się uprawnieni, który zostali dotknięci jednym ze zdarzeń, o których wspominam powyżej.

Wracając do świadczeń z zfśs, zwracam uwagę, że Fundusz może przewidywać także inną pomoc materialną – np. świadczenie z powodu trudnej sytuacji materialnej lub życiowej (ale innej niż zdarzenie losowe). W tej grupie mieszczą się też np. świadczenia przyznawane z powodu zwiększonych wydatków świątecznych, urodzin dziecka, śmierci bliskiej osoby itp.

Nie przyznajemy więc świadczenia „z powodu świąt” ale z powodu zwiększonych wydatków w tym okresie.

Świadczenia materialne i rzeczowe inne niż zapomogi losowe, podlegają zwolnieniu z PIT do kwoty 1.000 zł, powyżej tej kwoty są już opodatkowane (pracodawca musi zliczyć ich wartość i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy który obciąża osobę otrzymującą świadczenie).

Powyższe świadczenia uznaję za najistotniejsze z punktu widzenia działalności socjalnej. Co jednak jeszcze może być finansowane ze środków zfśs?

• zwrotna (pożyczki) lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe;
• dofinansowanie obiektów zakładowych do których należą: ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej;
• dofinansowanie opieki żłobkowej lub przedszkolnej;
• dofinansowanie do wypoczynku organizowanego indywidualnie przez pracownika lub inną uprawnioną do funduszu osobę („wczasy pod gruszą”);
• dofinansowanie wypoczynku dzieci w wieku szkolnym (obozy letnie i zimowe);
• bilety wstępu do kina, teatru, karnety na basen, siłownię, fitness, paczki świąteczne oraz karnety lub karty.

Chwileczkę, ale gdzie w tym wyliczeniu imprezy firmowe?

Nie znajduje się ona wprost w ustawowej liście możliwych świadczeń. Impreza firmowa może się mieścić ewentualnie w pojęciu „działalności kulturalno-oświatowej” lub „rekreacyjnej”. Realizacja takiego celu musi jednak zakładać powszechną dostępność takiego świadczenia. Jak czytamy w literaturze prawniczej – rodzaj niektórych usług, np. rekreacyjno-sportowych, wymusza konieczność przyznawania świadczeń na zasadach równości i dostępności dla wszystkich osób uprawnionych (M. Kurzynoga [w:] Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2024, art. 2. LEX).

Dla wszystkich po równo czy nie?

Wspomniana impreza to jednak wyjątek od ogólnej zasady, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs).

Dysponent środków z Funduszu powinien zatem ustalać takie kryteria, takie progi dostępności świadczeń, jak i takie zróżnicowanie ich wysokości, aby urzeczywistnić ustawowy cel Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. niwelowanie różnić w poziomie życia pracowników. (Wyrok SA w Poznaniu z 6.07.2016 r., III AUa 1935/15, LEX nr 2115481).

Z reguły zlicza się więc przychody uzyskiwane w ramach wspólnie prowadzonego gospodarstwa domowego i w ten sposób określa sytuację materialną osoby uprawnionej. Na sytuację tę mogą jednak wpływać także nadzwyczajne zdarzenia takie jak wypadek czy choroba, które także powinny być uwzględniane przy ocenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Nie pomijaj emerytów i rencistów – byłych pracowników

Ustawa wymienia osoby, które mają prawo wnioskować o przyznanie świadczeń z zfśs, są to: pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny. Tej zasady nie można zmienić w regulaminie. Jak czytamy w stanowisku Ministerstwa RPiPS z dn. 10.10.2024 – „(…) pomoc socjalna powinna trafiać w pierwszej kolejności i w największym rozmiarze przede wszystkim do osób uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji socjalnej, bez względu na posiadany przez osobę uprawnioną, ubiegającą się o świadczenia status pracownika lub emeryta”. Nie oznacza to, że wszystkie świadczenia regulaminowe miałaby być dostępne dla każdej z grup. Jak czytamy w literaturze prawniczej „Zróżnicowanie potrzeb osób czynnych zawodowo i emerytów lub rencistów wydaje się możliwe i uzasadnione zaoferowaniem tym uprawnionym osobom odmiennej oferty dotyczącej pomocy socjalnej” (M. Kurzynoga [w:] Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2024, art. 2. LEX). W mojej ocenie wątpliwe byłoby jednak odebranie emerytom i rencistom możliwości wnioskowania o przyznanie zapomóg losowych czy innego rodzaju pomocy materialnej i rzeczowej.

Wnioski

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest wciąż najkorzystniejszą formą prowadzenia działalności pro-pracowniczej. Żeby stanowił atrakcyjny benefit należy jednak dobrze przemyśleć jakie świadczenia będą z niego finansowane. Zwróć uwagę, że pracownik, który będzie miał poczucie, że w razie gdy wydarzy się w jego życiu coś losowo trudnego, powodującego jego ciężką sytuację materialną – może otrzymać pomoc od pracodawcy, z pewnością to doceni i dwa razy zastanowi się nad zmianą pracodawcy. Robimy więc fundusz dla pracowników, ale czy nie robimy go także dla dobra firmy?

***

Chcesz poprawić swój ZFŚS lub przeprowadzić szkolenie dotyczące jego funkcjonowania? Jeśli tylko chcesz, serdecznie zapraszam Cię do współpracy ze mną. Wybierz opcję Skontaktuj się ze mną lub poczytaj O MNIE, MEDIA, WYWIADY