Wiedza o tym, jakie środki przysługują pracodawcy względem pracownika jest niezbędna każdemu działowi kadr, szefowi oraz… pracownikom. „Kara”, „upomnienie” czy „nagana”, które w potocznym znaczeniu traktowane są jak synonimy, w prawie pracy oznaczają odmienne narzędzia, którymi pracodawca może wymusić porządek w zakładzie pracy. W tym artykule opiszę czym różnią się poszczególne kary porządkowe oraz wskażę jak je stosować.

 1. Upomnienie i nagana

Kodeks pracy w art. 108 przedstawia katalog przewinień za które pracodawca może zastosować upomnienie lub naganę. Może je zastosować za nieprzestrzeganie:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
• przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych,
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy
  
• przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Powyższe wyliczenie ma charakter zamknięty co oznacza, że wykroczeniem przeciwko prawom pracownika jest stosowanie upomnienia lub nagany za inne przewinienia!

Wyliczenie posługuje się zwrotami niedookreślonymi. O tym jaka jest organizacja pracy i porządku w zakładzie powinien więc rozstrzygać regulamin pracy. Co jednak gdy go nie ma? (Pracodawca nie musi go wprowadzać jeśli zatrudnia mniej niż 20 osób). Należy wtedy poszukiwać innych źródeł prawa takich jak np. regulamin organizacji pracy (który warto wprowadzić!), w odmiennym razie będzie można jedynie sięgnąć do umowy o pracę bądź ustnych i zwyczajowych ustaleń (ryzyko dowodowe jest wtedy większe).

2. Kara pieniężna

Jako surowszy środek dyscyplinujący pracownika jest uważana kara pieniężna. Trzeba jednak pamiętać, że zarówno podstawy do jej zastosowania jak  i wysokość kary jest ściśle określona przez przepisy kodeksu pracy. Oznacza to więc zakaz (brak podstawy) nałożenia kary za inne przewinienia, np. te które są wskazane w przypadku upomnienia i nagany.

Kara pieniężna może zostać nałożona w przypadku:

• nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,
• opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy

Precyzując dosyć ogólne pojęcie „opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia” należy wskazać, iż chodzi tutaj zarówno o sytuację, gdy pracownik bez wiedzy i zgody pracodawcy samowolnie opuszcza stanowisko pracy w trakcie dnia, ale również o przypadek gdy pracownik nie stawia się w pracy bez usprawiedliwienia (np. decyduje się skorzystać z urlopu na żądanie bez powiadomienia pracodawcy, lub w pierwszy dzień w pracy nie stawia się w zakładzie).

Wysokość kary pieniężnej

Kodeks pracy w art. 108 § 3 wskazuje, że  kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3.

„potracenia” o których mowa dotyczą:

• świadczeń alimentacyjnych
• należności innych niż świadczenia alimentacyjne
• zaliczek udzielanych pracownikowi

Co ważne kara pieniężna nie stanowi odszkodowania dla pracodawcy! Jeżeli więc pracownik wyrządził szkodę to jej zaspokojenie powinno odbywać się niezależnie od egzekucji opisywanej kary.

3. Tryb nakładania kary

Kodeks pracy wskazuje ramy czasowe kiedy kara może zostać nałożona. Jest to okres 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, jednak nie dalej niż 3 miesiące od dopuszczenia się tego naruszenia.

Kara może być zastosowana jedynie po uprzednim wysłuchaniu pracownika! Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu zostaje przerwany i biegnie dalej po powrocie pracownika do pracy.

Kodeksowy zwrot „wysłuchanie pracownika” może nasuwać przypuszczenie, że ustawodawcy chodziło o ustną formę ustosunkowania się pracownika do stawianych mu zarzutów. Doktryna dopuszcza jednak również złożenie pisemnych wyjaśnień, ale wyłączenie z inicjatywy pracownika.

O zastosowanej karze powiadamia się pracownika na piśmie, najlepiej bezpośrednio wręczając stosowne pismo pracownikowi. Jedynie wyjątkowo można pismo przekazać za pośrednictwem poczty (ale już nie e-maila czy faksu). Pismo powinno zawierać:

• rodzaj naruszenia za które pracownik jest karany oraz datę w której dopuścił się tego naruszenia
• informację o możliwości wniesienia sprzeciwu, wraz ze wskazaniem właściwego terminu

Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

Sprzeciw pracownika

W ciągu 7 dni od momentu w którym pracownik dowie się o ukaraniu (nie musi to być ten sam dzień w którym wręczono mu pismo!) może on wnieść sprzeciw od decyzji pracodawcy. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracodawca może oczywiście uchylić karę również z własnej inicjatywy, niezależnie od tego czy pracownik wniósł sprzeciw czy tego zaniechał.

Jeżeli jednak pracownik nie wniósł sprzeciwu (lub zrobił to po terminie) to nie może skorzystać z odwołania do sądu pracy. Tymczasem pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. (Jest to termin materialno-prawny – nie podlega więc przywróceniu).

Na marginesie dodam, że sprawa sądowa dotycząca nałożenia kary porządkowej zakończy się najdalej w instancji odwoławczej, bowiem w tym przypadku wykluczone jest wniesienie skargi kasacyjnej.

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Podobnie stanie się również jeżeli to pracodawca uchyli karę ze swojej inicjatywy, na wniosek organizacji związkowej lub w przypadku uchylenia kary przez sąd uwzględniający odwołanie pracownika.

4. Co zamiast kary porządkowej?

Wąski zakres przesłanek usprawiedliwiających nałożenie kary powoduje, że pracodawcy często zastanawiają się z jakich środków mogą skorzystać oprócz wskazanych powyżej. Poniżej wskazuję kilka przykładowych rozwiązań:

• pominięcie pracownika przy przyznawaniu premii lub nagrody
• rezygnacja z awansu pracownika
• rozwiązanie umowy z winy pracownika (o ile jest to jednak zgodne z treścią art. 52 § 1 pkt 1 KP)
• wypowiedzenie warunków płacy bez wypowiadania warunków pracy (jako środek dyscyplinujący wskazał takie rozwiązanie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 lipca 1979 r. o sygn. akt I PR 64/79)

5. Warto wiedzieć

Zarówno zawinione umyślnie przez pracownika uchybienie obowiązkom pracowniczym, jak i ich naruszenie z winy nieumyślnej stanowi przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę. Wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza możliwości uznania tego samego nagannego zachowania się pracownika, stanowiącego przesłankę ukarania, za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę. (zob. wyrok SN z 25.10.1995 r., sygn. akt I PRN 77/95).

Zastosowanie najniższej z możliwych kar porządkowych (upomnienie) jest usprawiedliwione nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy pracownika. (zob. Wyrok SN z dnia 1 lipca 1999 r. sygn. akt I PKN 86/99

Jak widać niesumienny pracownik nie musi pozostać bezkarny. Nakładając karę porządkową pamiętajmy jednak, że kodeks obliguje nas do tego, aby brać pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 KP). Ideą kary jest bowiem zwrócenie uwagi na niewłaściwe zachowanie pracownikowi, a nie jego napiętnowanie.