7 kwietnia 2023 r. rozpoczęły obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Pora sprawdzić co z nich wynika. Najważniejsze kwestie ująłem w 10 punktach. Zapraszam do lektury!

1.Pracodawca powinien uzgodnić porozumienie lub regulamin pracy zdalnej

Wcześniej bywało różnie, jeden pracodawca miał spisane zasady pracy zdalnej, inny nie. Teraz powinno się to zmienić. Zasadniczo, każdy z pracodawców, który chciałby aby praca zdalna była stosowana w jego zakładzie pracy powinien:

a) zawrzeć porozumienie dot. pracy zdalnej z zakładową organizacją związkową;

b) albo wydać regulamin pracy zdalnej, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe).

Regulamin lub porozumienie powinny opisywać wszystkie najważniejsze zasady pracy zdalnej, w tym m.in.: grupę pracowników objętych pracą zdalną, zasady porozumiewania się pracownika i pracodawcy, zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, zasady kontroli pracownika zdalnego.

2. Praca zdalna nie wpływa na czas pracy pracownika

Nowe przepisy nie modyfikują zasad związanych z czasem pracy pracownika zdalnego. To oznacza, iż pracodawca powinien (tak jak wobec pracowników stacjonarnych) określić system czasu pracownika oraz harmonogram godzinowy jego pracy. Innymi słowy: pracownik powinien wiedzieć ile godzin, w jakich dniach pracuje, oraz o której zaczyna i kończy pracę, a także kiedy rozpoczyna się jego praca nadliczbowa.

3. Praca zdalna na polecenie pracodawcy dozwolona będzie tylko wyjątkowo

Co do zasady wykonywanie pracy zdalnej powinno być uzgodnione pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, za ich obopólną zgodą. Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie dopuszczalne wyjątkowo, w poniższych sytuacjach:

a) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

b)  w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. gdy doszło do zalania biura, odcięcia prądu wywołanego wichurą itp.).

Uwaga: pracownik powinien wówczas złożyć świadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Brak takiego oświadczenia wyklucza powierzenie mu pracy zdalnej. Co się wówczas dzieje? Wg mojej oceny będzie to przypadek przestoju, a więc sytuacja gdy pracownik jest gotów do wykonywania pracy ale nie może tego uczynić z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

4. Pracownik otrzyma od pracodawcy dodatkowe świadczenia pieniężne

Pracodawca jest wg nowych przepisów zobowiązany do wypłaty:

a) ekwiwalentu pieniężnego – jeśli pracownik w pracy zdalnej wykorzystuje własne materiały i narzędzia (np. prywatny telefon lub prywatny komputer);

b) świadczenia pokrywającego koszt energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych – czyli opłata za prąd i Internet leży po stronie pracodawcy. Sposób rekompensaty powinien zostać opisany w regulaminie lub porozumieniu dot. pracy zdalnej (piszę o nich w pkt 1 powyżej). Wchodzi w grę: rozliczenie wg dokładnych rachunków (rzadko spotykane) lub wypłata ryczałtu którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

5. W niektórych przypadkach będziesz mógł zażądać powrotu do pracy stacjonarnej

Ciekawe rozwiązanie, zaczerpnięte jeszcze z dawnej regulacji dot. telepracy. Otóż jeśli do uzgodnienia pracy zdalnej doszło w trakcie zatrudnienia pracownika (a nie przy nawiązywaniu umowy o pracę), wówczas każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. 

W takim przypadku strony ustalają termin powrotu do pracy stacjonarnej, co powinno nastąpić nie później niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

6. Zakaz gorszego traktowania pracowników zdalnych

Praca zdalna to inna forma wykonywania obowiązków – ani lepsza ani gorsza, dlatego też pracownik zdalny nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownik stacjonarny. Dlatego właśnie:

a) pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej;

b) pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

7. Prawo kontroli pracownika zdalnego

Nowe przepisy pozwalają pracodawcy przeprowadzić aż 3 różne rodzaje kontroli pracownika zdalnego. Może to być kontrola:

a) wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (a więc np. tego czy pracownik w ogóle znajduje się w miejscu pracy zdalnej i wykonuje swoje obowiązki);

b) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (wg mojej oceny również kontrola trzeźwości pracownika zdalnego);

c) kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Uwaga: kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

8. Wypadek w pracy może mieć miejsce także w pracy zdalnej

Przy każdej pracy, także tej zdalnej, może dojść do wypadku. Pamiętaj, że o wypadku przy pracy pracownik powinien niezwłocznie poinformować swojego przełożonego. Pracodawca tworzy wówczas zespół powypadkowy, który powinien dokonać oględzin miejsca gdzie doszło do wypadku. Wyjątkowo zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

9. Organizacja miejsca pracy zdalnej w kwestii pracownika

Pracodawca przeprowadza szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dokonuje oceny ryzyka zawodowego pracownika zdalnego, z którą musi go zapoznać. Z uwagi na specyfikę pracy zdalnej niektóre z obowiązków pracodawcy są jednak wyłączone. Pracodawca nie ma więc obowiązku:

a) organizacji stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP przez osobę kierującą pracownikami;

b) obowiązków zapewnienia pomieszczeń odpowiednich do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników;

c) obowiązku zapewnienia profilaktycznych napojów i posiłków;

d) obowiązku zapewniania urządzeń higieniczno-sanitarnych.

10. Okazjonalna praca zdalna

Przepisy zezwalają aby pracownik mógł wykonywać pracę zdalną także na swój własny wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Uważaj jednak:

a) okazjonalna praca zdalna może być wykonywana tylko z inicjatywy pracownika;

b) za okazjonalną pracę zdalną pracownikowi nie przysługuje żadne świadczenie pieniężne;

c) pracodawca może odmówić zgody na okazjonalną pracę zdalną.

Masz pytania dotyczące pracy zdalnej? Chcesz wprowadzić regulamin lub zawrzeć porozumienie dotyczące pracy zdalnej? Zachęcam do kontaktu ze mną. W tym celu kliknij >>> tutaj.