Zawiadomienie pracodawcy o naszej chorobie oraz dostarczenie zwolnienia lekarskiego stanowią dwie osobne czynności, które najczęściej są mylone. Niedochowanie ustawowych terminów może powodować dla pracownika poważne konsekwencje dlatego warto pamiętać o zasadach usprawiedliwiania nieobecności w pracy, które opisuję w poniższym poradniku.

1. Zawiadomienie o chorobie

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Czyli gdy np. następnego dnia udajemy się na badania, powinniśmy powiadomić naszego pracodawcę odpowiednio wcześniej, a nie czekać do dnia badania.

Często jednak nieobecności w pracy nie można przewidzieć wcześniej. W takim przypadku pracownik jest obowiązany zawiadomić o przyczynie swojej nieobecności oraz przewidywanym okresie jej trwania najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.

Przewidywalnym okresem trwania nieobecności będzie najczęściej okres na jaki pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie.

Formę w jakiej należy dokonać zawiadomienia pracodawcy o nieobecności mogą rozstrzygać wewnętrzne przepisy prawa pracy u danego pracodawcy! (należy zwrócić uwagę zwłaszcza na regulamin pracy).

Jeżeli natomiast u pracodawcy nie ma odmiennych regulacji to zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

W szczególnych przypadkach niedotrzymanie dwudniowego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami. Będzie to przede wszystkim: obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie o charakterze losowym.

Nie wywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego. Może więc stanowić podstawę rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika na mocy art. 52 § 1 pkt 1 KP. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 2004 r. sygn. akt I PK 639/03).

Jeżeli natomiast pracownik bez osobnego powiadomienia o swojej nieobecności przedłoży w terminie dwudniowym zaświadczenie lekarskie wtedy nie ma obowiązku osobnego powiadamiania pracodawcy.

Przedłożenie bowiem pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 października 1998 r. sygn. akt I PKN 397/98).

Kwestie zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy reguluje szczegółowo: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. (Rozporządzenie zawiera m.in. katalog dowodów, które usprawiedliwiają nieobecność w pracy).

2. Dostarczenie zaświadczenia lekarskiego

Uwaga na zmiany: zobacz kiedy nie musisz dostarczyć zwolnienia lekarskiego pracodawcy

Przekazanie zaświadczenia lekarskiego pracodawcy powinno natomiast nastąpić nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Zaświadczenie może zostać przekazane pracodawcy osobiście lub drogą pocztową co jednak bardzo istotne w tym przypadku data nadania przesyłki nie będzie miała rozstrzygającego znaczenia! Liczy się bowiem moment w którym pracodawca otrzymał zaświadczenie, tak więc przesyłka pocztowa musi dotrzeć do płatnika składek (pracodawcy) najpóźniej w ciągu 7 dni od daty otrzymania zaświadczenia przez ubezpieczonego (pracownika).

W doktrynie przyjmuje się jednak, że termin zostanie zachowany jeśli przesyłka nadejdzie po upływie 7 dni, ale wcześniej pracownik prześle pracodawcy skan takiego zaświadczenia oraz informację, że oryginał został nadany przesyłką pocztową[1].

Sankcją za niedopełnienie obowiązku przedłożenia zaświadczenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania jest obniżenie zasiłku o 25% za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego.

Aby uniknąć obniżenia wymiaru zasiłku, pracownik musi udowodnić, że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.

[1] Por. M. Gersdorf, B. Gudowska (red.), Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa [w:] M. Gersdorf, B. Gudowska (red.) Społeczne ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe. Komentarz do art. 62. Warszawa 2012

Postępowanie w sprawach ustalania prawa do zasiłków i zasady ich wypłaty określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Uwaga! Zmiany od 1 stycznia 2016 – czytaj tutaj – L4 w wersji elektronicznej