Gdy pracownik nie odbiera służbowego telefonu lub nie odpisuje na wiadomość e-mail pojawia się pokusa aby zadzwonić na jego numer prywatny ale czy jest to dopuszczalne?

Skąd pomysł użycia prywatnych danych kontaktowych?

Najczęściej do wykorzystywania numeru prywatnego pracownika lub jego prywatnej skrzynki e-mail dochodzi wówczas gdy pracodawca nie wyposaża pracownika w służbowy sprzęt. O ile w przypadku braku służbowego numeru telefonu można to zrozumieć (wszak nie każdy pracownik potrzebuje go w pracy), to trudniej wyjaśnić dlaczego pracownik nie posiada adresu e-mail ze służbową domeną. Z drugiej strony, nawet gdy pracownik posiada służbowy sprzęt ale nie udaje się z nim porozumieć, pracodawcy często wydzwaniają na numer prywatny pracownika. Skąd go posiadają? Najczęściej z dokumentów rekrutacyjnych (np. CV) albo z późniejszej dokumentacji (np. zbieranej przy zgłaszaniu pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych).

Aby jednak przetwarzać prywatne dane osobowe pracownika w celach służbowych niezbędna jest jego zgoda o czym mówiono już od dawna, a co w końcu potwierdził także Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Prywatny do celów służbowych?

W ocenie UODO pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody.

(…) Warto bowiem pamiętać, że zazwyczaj podczas rekrutacji, pozyskując dane, o których mowa w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru. Zatem na ten nowy cel przetwarzania danych pracownika, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach służbowych, musi pozyskać zgodę zatrudnionego.

Artykuł 7 RODO stwierdza, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane. Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Jednocześnie warto zaznaczyć, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie.

Kliknij TUTAJ aby poznać stanowisko UODO.

Jakie wnioski?

Pracodawcy, którzy chcą zgodnie z prawem kontaktować się z pracownikiem w celach służbowych z wykorzystaniem jego prywatnego telefonu czy adresu e-mail, powinni wcześniej otrzymać taką zgodę pracownika. Powinna zostać udzielona w formie pisemnej a zasady takiego kontaktu zostać wcześniej określone.

Pracodawco, nie zwlekaj z realizacją tego obowiązku ponieważ sankcje za przetwarzanie danych osobowych sprzecznie z prawem mogą być bardzo dolegliwe!

Zainteresował Cię ten wpis? Zachęcam do kontaktu ze mną. W tym celu kliknij >>> tutaj.