W procesie cywilnym obowiązuje zasada, iż ten kto został wezwany w charakterze świadka musi stawić się na rozprawie. Za niestawiennictwo grozi bowiem grzywna. Niejednokrotnie świadkami (nie tylko w sprawach pracowniczych) są natomiast pracownicy.

PYTANIE: Czy pracodawca musi usprawiedliwić nieobecność pracownika udającego się na rozprawę? oraz, kto płaci wówczas za czas nieobecności pracownika?

Nieobecność usprawiedliwiona, acz niepłatna

Po pierwsze, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Nieobecność w pracy pracownika należy natomiast traktować jako nieobecność usprawiedliwioną, ale niepłatną!

Po drugie bowiem, za czas tego zwolnienia pracownikowi przysługuje rekompensata za utracony zarobek od organu (sądu), który wezwał pracownika. Kosztów nie ponosi więc pracodawca. 

Do obowiązków pracodawcy należy natomiast wydanie zaświadczenia określającego wysokość utraconego wynagrodzenia w celu uzyskania przez pracownika rekompensaty pieniężnej, chociaż inicjatywa (wniosek o wydanie zaświadczenia) powinna tutaj leżeć po stronie pracownika.

Ile?

Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Niestety, przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych określają także sztywną, górną granicę należności. Jest to 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną według odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa – w 2018 r. jest to kwota 82,31 zł. Taką więc kwotę maksymalnie otrzyma pracownik. 

Przejazd i nocleg

Świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży – z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu – w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. Ponadto, pracownik może ubiegać się również o zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania.

Jednak i w tym przypadku należy pamiętać, że ustawa wskazuje ograniczenia kwotowe zwrotu należności z tytułu noclegu i przejazdu, poprzez odwołanie do regulacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. I tak:

Maksymalna kwota z tytułu noclegu – wynosi nie więcej niż dwudziestokrotność stawki diety (20 x 30 zł), czyli maksymalnie 600 zł.

Z tytułu kosztów utrzymania świadka – maksymalnie wysokość diety (za podróż trwającą pow. 12 godz. przysługuje dieta w pełnej wysokości) czyli 30 zł.

Zwrot kosztów przejazdu – w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem. Wszystko zależy więc od indywidualnego przypadku, ale sąd powinien tutaj wziąć pod uwagę np. racjonalność skorzystania z danego środka komunikacji (skoro można było jechać pociągiem, dlaczego świadek wybrał podróż samolotem itp.). W przypadku przejazdu komunikacją publiczną należy więc zachować bilet (fakturę, rachunek), natomiast w przypadku przejazdu samochodem, przeliczenie nastąpi w oparciu o tzw. „kilometrówkę„.

Ile czasu na złożenie wniosku?

Wniosek o przyznanie należności składa się w terminie do trzech dni po wykonaniu czynności lub licząc od dnia rozprawy.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (§ 6).
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 85 i n.).
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej