Duże zmiany w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

W dniu 19 grudnia 2018 r. zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw RP, rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenie wprowadza szereg zmian w stosunku do obecnych zasad prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej.

W skrócie:

• nowa część „D” akt osobowych,
• podział części akt na mniejsze działy (np. D1, D2 itd.),
• nowe dokumenty w aktach (np. informacja o stosowaniu monitoringu),
• nowe zasady prowadzenia dokumentacji (np. ewidencji czasu pracy),
• możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zamiast papierowej oraz zasady prowadzenia dokumentacji w tej formie,
• nowe zasady wydawania dokumentacji pracowniczej i jej kopii,

Zgodnie z projektem rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.  na wdrożenie zmian pracodawcy otrzymają 12 miesięcy, czyli do końca 2019 r.

Co się zmienia? Poniżej omawiam niektóre ze zmian:

Rozporządzenie zakłada, iż akta osobowe pracownika będą podzielone na 4 części (zamiast dotychczasowych 3).

W części A – znajdą się  oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków).

W części C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (m.in. oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy i wnioski o jego sprostowanie).

Nowością jest natomiast cześć D w której znajdą się zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Akta osobowe będą mogły także zostać fakultatywnie podzielone na jeszcze mniejsze części tj. A1, B1, C1 i kolejne.

Obligatoryjnie zostaną natomiast podzielone na części akta znajdujące się w części D akt osobowych. D1 – kary upomnienia, D2 – kary nagany, D3 – kara pieniężna.

Po co ten podział?

Chodzi mianowicie o to aby uniknąć częstego obecnie problemu, iż spis treści akt osobowych zawiera informację o zastosowanej karze porządkowej (np. upomnienia) i po roku nienagannej pracy, gdy kara jest usuwana z akt osobowych zamazuje się korektorem informację o tym, iż jej odpis znajdował się w aktach osobowych. Trudności pojawiają się wówczas gdy ktoś dopytuje co zostało zamazane (a nierzadko, dlaczego zamazane nie zostało i dlaczego wciąż można z łatwością dowiedzieć się o przewinieniu pracownika).

Po zmianach będzie prościej: w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwać będzie się  po prostu całą część dotyczącą danej kary.

Co jeszcze ulega zmianie?

W dokumentacji pracowniczej prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika, powinna znajdować się karta ewidencji czasu pracy. Zgodnie z rozporządzeniem będzie ona zawierać informację o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

To spora zmiana ponieważ nie wszyscy pracodawcy prowadzą karty ewidencji wskazujące dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (obecnie najczęściej jest to tylko informacja o ilości przepracowanych godzin).

Taka zmiana pomoże m.in. w ustaleniu czy wobec pracownika zachowana jest zasada odpoczynku dobowego (co do zasady 11 godzin) oraz tygodniowego (co do zasady 35 godzin), a także czy wykonywał on pracę w porze nocnej (za co przysługuje osobny dodatek). Rzecz jasna dla pracodawców będzie to jednak oznaczało dodatkowe obowiązki dlatego w przepisach przejściowych określono, iż do kart ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w dniu wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Długo wyczekiwaną zmianą jest możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Aby było to możliwe muszą być spełnione m.in. warunki polegające na stosowaniu rozwiązań technicznych zapewniających „dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji”.
W praktyce konieczny będzie więc wykupienie licencji na odpowiedni program do obsługi dokumentacji (firmy informatyczne już rozpoczęły ku temu przygotowania).

Na początku nie będzie jednak tak łatwo przejść z prowadzenia dokumentacji papierowej na elektroniczną.

Rozporządzenie zakłada, że:

W przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Niezbędne będzie więc wyposażenie w podpis elektroniczny.

Trzeba także zwrócić uwagę, na zasady wydawania dokumentacji pracowniczej. 

Na wniosek powinna ona zostać wydana pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Natomiast w przypadku śmierci pracownika następującym członkom rodziny: