Już tylko do 30 grudnia 2019 r. jest czas na dostosowanie do zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czasu nie ma więc wiele a rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej stawia konkretne warunki.

Jakie zmiany?

Generalnie rozporządzenie dzieli dokumentację pracowniczą na 2 kategorie:

1. dokumentację zgromadzoną do dnia 1 stycznia 2019 r.
2. oraz dokumentację gromadzoną od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie rozporządzenia).

Dokumentacja gromadzona od dnia 1 stycznia 2019 r. musi być prowadzona zgodnie z wszystkimi zasadami wynikającymi z rozporządzenia.

Dokumentacja zgromadzona przed dniem 1 stycznia 2019 r. co do zasady będzie prowadzona „na starych zasadach”, tj. z pominięciem par. 2 – 6 rozporządzenia.

Ponadto:

Jakie warunki stawia rozporządzenie?

Pracodawca powinien zadbać o to aby:

1. dokumentacja pracownicza była przechowywana w taki sposób aby zabezpieczyć ją przed zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem. W pomieszczeniu gdzie jest przechowywana musi więc być odpowiednia wilgotność i temperatura;
2. osoby nieupoważnione nie miały dostępu do dokumentacji pracowniczej.

Reasumując, pracodawcy powinni zadbać o właściwe techniczne zabezpieczenia pomieszczeń w których przechowywana jest dokumentacja oraz o odpowiednie zabezpieczenia prawne (m.in. stosowne upoważnienia dla osób które mają wstęp do pomieszczeń gdzie jest gromadzona dokumentacja pracownicza).

Zainteresował Cię ten wpis? Zachęcam do kontaktu ze mną. W tym celu kliknij >>> tutaj.

Wyciąg przepisów z rozporządzenia:

§ 8. 

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

§ 22. 

1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.
3. Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

§23.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.