Koniec terminu na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Już tylko do 30 grudnia 2019 r. jest czas na dostosowanie do zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czasu nie ma więc wiele a rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej stawia konkretne warunki.

Jakie zmiany?

Generalnie rozporządzenie dzieli dokumentację pracowniczą na 2 kategorie:

  1. dokumentację zgromadzoną do dnia 1 stycznia 2019 r.
  2. oraz dokumentację gromadzoną od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie rozporządzenia).

Dokumentacja gromadzona od dnia 1 stycznia 2019 r. musi być prowadzona zgodnie z wszystkimi zasadami wynikającymi z rozporządzenia.

Dokumentacja zgromadzona przed dniem 1 stycznia 2019 r. co do zasady będzie prowadzona „na starych zasadach”, tj. z pominięciem par. 2 – 6 rozporządzenia.

Ponadto:

W przypadku, dokumentacji pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem 1 stycznia 2019 r.  pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 rozporządzenia.

Pracodawcy mają na to okres 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia a więc okres ten upływa w dniu 31 grudnia 2019 r. 

Jakie warunki stawia rozporządzenie?

Pracodawca powinien zadbać o to aby:

  1. dokumentacja pracownicza była przechowywana w taki sposób aby zabezpieczyć ją przed zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem. W pomieszczeniu gdzie jest przechowywana musi więc być odpowiednia wilgotność i temperatura;
  2. osoby nieupoważnione nie miały dostępu do dokumentacji pracowniczej.

Reasumując, pracodawcy powinni zadbać o właściwe techniczne zabezpieczenia pomieszczeń w których przechowywana jest dokumentacja oraz o odpowiednie zabezpieczenia prawne (m.in. stosowne upoważnienia dla osób które mają wstęp do pomieszczeń gdzie jest gromadzona dokumentacja pracownicza).

Zainteresował Cię ten wpis? Zachęcam do kontaktu ze mnąW tym celu kliknij >>> tutaj.

Wyciąg przepisów z rozporządzenia:

§ 8. 

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

§ 22. 

  1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
  2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.
  3. Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

§23.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Co o tym myślisz? dodaj swój komentarz!

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

%d blogerów lubi to: